Comment le groupe Deux Mains sécurise ses 300 accès fournisseurs avec UpSignOn
Présentation & contexte
Je m’appelle Julienne Gaudebert, je suis directrice du restaurant Le Soulier et adjointe de direction du groupe Deux Mains, qui regroupe plusieurs restaurants, dont Aux Pieds Sous la Table.
Le groupe Demain fonctionne comme une holding : il regroupe toutes les fonctions support pour les différents établissements.
C’est le bureau du groupe, composé de 5 personnes, qui utilise UpSignOn au quotidien.
Nous avions envisagé de le déployer aussi auprès des collaborateurs, mais cela posait un risque : en cas de départ, ils auraient accès à tous les mots de passe des fournisseurs. Nous avons donc choisi de le réserver au bureau.
Contexte et besoins initiaux
Avant UpSignOn, nous utilisions un fichier Word protégé stocké sur SharePoint pour partager nos mots de passe. Ce n’était ni pratique ni sécurisé.
Nous avions parfois un seul mot de passe pour des dizaines de comptes – environ 300 accès différents.
Le besoin est venu d’une volonté de sécuriser davantage nos données, notamment face aux risques de piratage.
Nous voulions une solution simple et sécurisée, adaptée à une petite structure multisite, avec plus de contrôle sur les accès et moins de pertes de temps liées aux oublis.
Nous n’avions pas d’autre outil en place avant UpSignOn.
Mise en œuvre de la solution
Découverte et choix de la solution
Je ne suis pas à l’origine du choix : c’est notre dirigeant qui a découvert la solution lors d’un webinaire organisé par notre cabinet comptable. Le fait qu’UpSignOn soit une solution française a été un critère décisif : cela répondait à nos valeurs et à notre recherche de souveraineté et conformité RGPD.
Déploiement et organisation
C’est moi qui ai intégré et classé tous les mots de passe dans UpSignOn. Ensuite, nous l’avons déployé auprès des 5 membres du bureau (une personne par service).
Je les ai accompagnés dans la création de leurs comptes, l’installation des extensions et la formation de base. Aujourd’hui, tout le monde maîtrise bien l’outil.
Structuration interne
Nous avons organisé les accès en 6 grands dossiers :
- Fournisseurs
- Encaissement
- Comptabilité / Social
- Commercialisation / Communication
- Administration des sociétés
- Dossiers divers (comptes à vérifier, mots de passe automatiques, etc.)
Dans chaque dossier, nous avons un sous-dossier par société du groupe :
- Le groupe (holding)
- Société 1
- Société 2
- Société 3
Chaque compte est nommé “société – site” pour une meilleure lisibilité.
Difficultés rencontrées
Lors d’une migration, nous avons perdu l’arborescence, ce qui a demandé une réorganisation manuelle complète.
Nous avons également dû changer tous les mots de passe pour les rendre plus sécurisés (travail réalisé par une alternante cet été).
Utilisation au quotidien
L’usage principal concerne le stockage et le partage sécurisé des accès fournisseurs.
Les fonctionnalités les plus appréciées :
- Le partage sécurisé entre collaborateurs sans envoi de mots de passe par mail.
- L’extension de navigateur (Chrome), jugée très pratique pour les connexions rapides.
- Le changement de mots de passe simplifié, sans avoir à prévenir tout le monde à chaque modification.
Cela permet une meilleure autonomie : par exemple, la comptabilité peut se connecter aux comptes fournisseurs sans passer par moi.
Points d’amélioration proposés
- Désactivation de l’enregistrement automatique par défaut, jugé “trop envahissant”.
- Affichage du dossier d’appartenance d’un compte dans la pop-up du navigateur.
- Possibilité de classer directement un nouveau mot de passe dans un dossier depuis la pop-up, sans passer par l’application.
Recommandation et vision
Pour Julienne, UpSignOn est avant tout un outil de sécurité et de productivité :“C’est la combinaison entre sécurité et gain de temps qui fait toute la force de la solution.”
Elle recommande la solution pour :
- Sa simplicité d’utilisation (une fois installée).
- Son côté collaboratif et sécurisé.
- Son hébergement français et le soutien du groupe Septeo.
- Amélioration continue
Julienne souligne la réactivité de l’équipe UpSignOn : ses remarques ont été prises en compte dans des mises à jour.
Elle apprécie cette logique d’amélioration continue, en phase avec la culture du groupe.
Elle précise néanmoins que la mise en place initiale demande un peu d’accompagnement pour les profils moins à l’aise en informatique, mais que l’usage au quotidien est très fluide.